Lorsque vous êtes dans la situation de faire une offre à un client, deux possibilités peuvent être envisagées:

- vous avez une relation privilégiée avec votre client qui veut connaître votre meilleure offre dans l'absolu afin de décider si oui ou non il fait appel à vos services;
- votre prospect effectue une mise en concurrence et demande à plusieurs sociétés leur meilleure offre avant de choisir.

Dans le premier cas, il est indispensable de mener l'échange le plus loin possible avant de commencer à plancher sur une version formelle. Idéalement, la proposition écrite ne viendra que porter par écrit le contenu d'un accord oral.

Dans le deuxième cas, il est nécessaire de rédiger une proposition commerciale dûment documentée , sur la base d'un cahier des charges plus ou moins détaillé. Elle aura deux objectifs:
- convaincre le prospect que vous allez résoudre son besoin;
- convaincre le prospect que vous résoudrez son besoin mieux que les autres.

Une partie de la problématique est dans la qualification de ce "mieux", qui peut vouloir dire "de meilleure qualité" ou "moins cher". Souvent les deux ou en tout cas un subtil arbitrage entre les deux.

La rédaction d'une bonne proposition commerciale est avant tout un travail d'équipe entre:
- un avant-vente (expert technique, chef de projet, responsable opérationnel,...) dont le rôle est de concevoir et chiffrer une solution technique et/ou fonctionnelle répondant au mieux aux besoins du prospect et de l'expliquer avec clarté,
- un commercial dont le rôle est de jouer au sein de l'équipe le rôle de représentant du client et d'essayer d'imaginer la manière dont le prospect lira et appréciera la proposition. C'est lui qui a la charge de valider le juste équilibre prix / qualité par rapport à sa compréhension du contexte métier, organisationnel et personnel du décideur et des prescripteurs.

Dans certains cas, pour certaines solutions, l'avant-vente peut être préparée à l'avance sous la forme de paragraphes techniques que le commercial devra assembler au besoin. Il est indispensable dans ce cas que le commercial ait un vernis suffisant sur la solution pour "savoir ce qu'il fait". L'utilisation d'un configurateur de proposition peut efficacement l'aider, lui faire gagner beaucoup de temps et limiter les risques d'erreur.

Une clé du succès d'une bonne proposition est de la rédiger en se mettant dans la tête de celui qui la lira.

L'acheteur et/ou le décideur opérationnel sera amené à lire plusieurs propositions présentant en grande partie le même contenu. Il est impératif qu'il trouve dans votre document:
- la preuve que vous avez compris son besoin et saurez lui apporter non pas une réponse générique mais la solution qui lui correspond;
- une explication claire de vos spécificités et points forts;
- une parfaite équation entre la taille de la solution proposée et l'importance de son besoin;
- un contenu technique inattaquable, formel et factuel;
- la preuve de la valeur ajoutée de la solution que vous présentez;
- une forme de document aisée à lire et facile à comprendre.

Rédiger une proposition commerciale est un investissement financier, ne serait-ce qu'en temps du commercial qui ne pourra le consacrer à de la prospection ou à d'autres dossiers. Avant de répondre, il est nécessaire de déciser si oui ou non cet investissement semble pertinent. Une fois que la décision est prise, il est impératif de faire en sorte que la proposition commerciale soit non seulement bonne, mais tout bonnement parfaite!

Pour cela, la rédaction de toute proposition commerciale doit être encadrée par un processus défini, contrôlé, détaillant les procédures de :
* décision de répondre ou non,
* mise à disposition des bonnes compétences, 
* fonctionnement et responsabilités des différents acteurs de l'équipe de réponse,
* relecture et validation de l'offre.

C'est en apportant un niveau de qualité dans votre réponse commerciale digne des plus grands de votre secteur que vous obtiendrez l'indispensable confiance du client qui osera alors financer votre offre parce qu'il saura que vous êtes LE partenaire indispensable à la résolution de son besoin.